Účtování v Garis

Tato sekce vás provede nastavením Doklado pro spolupráci s účetním programem Garis. Nakonfigurujete si všechny potřebné účetní parametry - od středisek a zakázek až po číselné řady a pokladny - a zajistíte tak plynulý přenos dokladů bez zbytečného ručního zadávání.

Návod na elektronické zpracování účtenek z registračních pokladen a vytěžování faktur najdete na tomto odkazu.

Jak nastavit účetní nastavení pro Garis

Správným nastavením účetních parametrů zajistíte, že každý doklad bude při exportu do programu Garis obsahovat přesné hodnoty - bez nutnosti ručních oprav.

Základní nastavení:

1. Otevřete Účetní nastavení a přejděte na záložku Základní nastavení.
2. Nastavte výchozí hodnoty pro faktury a účtenky podle vašich potřeb.

Nezpracované doklady:

V této části nakonfigurujte chování systému při zpracování dokladů:

• Ukládat QR účtenky do sekce Nezpracované doklady - povolte, pokud chcete účtenky s QR kódem zpracovávat ručně.
• Po vytvoření dokladu přejít na další nezpracovaný doklad - nastavte, zda se po zpracování zobrazí seznam nebo další doklad.
• Povinně zadaná zakázka / středisko / činnost / projekt - nastavte povinná pole pro vytvoření dokladu.
• Vyloučit číslo dodacího listu ze zpracování.
• Vypnutí kontroly data splatnosti - pokud je zapnuté, systém umožní vytvořit doklad s datem splatnosti dřívějším než datum vystavení.
• Povolit vytěžování dodací adresy.
• Upřednostnit domácí měnu při vytěžování.
• Tolerance zaokrouhlení při vytěžování dokladů (v centech) - nastavte maximální přijatelnou odchylku. Při exportu se odchylka doplní jako položka pro zachování přesnosti celkové částky.

Předpony čísla objednávky:

Pokud zpracováváte doklady se zadaným číslem objednávky, nastavte potřebné prefixy pro správné vytěžení. Předdefinovat můžete nejvýše 20 prefixů.

Vytěžování položek:

• Zapněte nebo vypněte automatické vytěžování položek z faktur a účtenek samostatně.
• Pokud je povolení zapnuté, systém vytěží položky z každého dokladu automaticky.
• Pokud vytěžujete položky pouze z vybraných dokladů, povolení vypněte a spusťte vytěžení ručně v detailu dokladu kliknutím na ikonu Vytěžit položky.

Partneři:

Nastavte způsob generování IČO partnera. Můžete také zapnout vyhledávání výhradně ze seznamu uložených partnerů bez dotazování externích zdrojů.

Export do účetního softwaru:

Nastavte parametry při exportu dokladů do programu Garis.

Vystavování faktur

Nastavte:

• Jazyk faktur
• Typ QR kódu
• Formát názvu generovaného PDF souboru
• Zobrazení účetní poznámky na PDF faktury
• Zobrazení jména vystavujícího (automaticky se přebírá z Přehledu účtu, sekce Profil uživatele - jméno lze ručně změnit)

Uhrazená záloha:

Pokud na dokladu přidáte uhrazenou zálohu, systém automaticky vygeneruje položky pro jednotlivé sazby DPH. Vyberte si, zda se jako název generované položky použije Poznámka nebo Sazba DPH - pro lepší rozlišení sazeb přímo na faktuře.

Zamykání dokladů:

Aktivujte zamykání dokladů a přizpůsobte je vašim potřebám. Oprávnění k zamykání a odemykání dokladů spravujete ve Správě uživatelů.

Předkontace při účtování přes Garis

Při integraci s programem Garis máte nastavení předkontací a číselných řad vyřešené přímo na úrovni GARIS XPA - v Doklado je není nutné zadávat. Ušetříte čas a předejdete duplicitním nastavením.

Při vytvoření firmy Doklado automaticky vytvoří předdefinované účetní položky, které jsou pro spolupráci s Garisem dostačující.

Jak nastavit střediska, zakázky a činnosti pro Garis

Členění dokladů podle středisek, zakázek a činností přímo v Doklado vám ušetří práci při exportu - všechny údaje se automaticky přenesou do programu Garis.

1. Import souboru přímo z programu Garis:

Postupujte podle instrukcí přímo v programu Garis.

2. Ruční vytvoření:

1. V Účetních nastaveních otevřete záložku Střediska / Zakázky / Činnosti.
2. Klikněte na Přidat položku.
3. Zadejte název a zkratku.
4. Klikněte na Vytvořit.
5. Středisko / zakázka / činnost se zobrazí v seznamu a můžete je okamžitě přiřazovat k dokladům.

Jak nastavit číselné řady pro Garis

Číselné řady zajistí konzistentní číslování dokladů shodné s nastavením v programu Garis - bez ručních oprav po exportu.

Číselné řady pro přijaté doklady (účtenky, přijaté faktury, faktury vystavené mimo Doklado):

1. V Účetních nastaveních otevřete záložku Číselné řady, podsekce Přijaté doklady.
2. Klikněte na Přidat položku.
3. Vyplňte:
   • Název číselné řady
   • Hodnota číselné řady - vepište hodnotu z programu Garis
   • Typ dokladu
4. Klikněte na Vytvořit.
5. Číselná řada se zobrazí v seznamu a můžete ji okamžitě přiřazovat k dokladům.

Číselné řady pro vystavené doklady (faktury vystavené v Doklado):

1. V Účetních nastaveních otevřete záložku Číselné řady, podsekce Vystavené doklady.
2. Klikněte na Přidat položku.
3. Vyplňte:
   • Název číselné řady
   • Hodnota číselné řady - vepište hodnotu z programu Garis
   • Typ vystavovaného dokladu
   • Formát
   • Období resetování číselné sekvence (závisí na proměnných ve Formátu - MM a RR/RRRR)
   • Pořadové číslo je přednastaveno na 1; pokud potřebujete jiný začátek, upravte jej ručně při vystavování faktury - systém si hodnotu zapamatuje
4. Volitelně nastavte číselnou řadu jako výchozí.
5. Klikněte na Vytvořit.
6. Číselná řada se zobrazí v seznamu a můžete ji okamžitě přiřazovat k dokladům.

Jak nastavit pokladny pro Garis

Správným nastavením pokladen zajistíte, že se pokladní doklady při exportu přiřadí ke správné pokladně v programu Garis.

1. V Účetních nastaveních otevřete záložku Pokladny.
2. Klikněte na Přidat položku.
3. Vyplňte název a kód pokladny. Jako název použijte hodnotu z programu Garis.
4. Klikněte na Vytvořit.
5. Pokladna se zobrazí v seznamu a můžete ji okamžitě přiřazovat k dokladům.